TOM Eingabekontrolle – Tipp „VM-Historien“

Die TOM (Technische und organisatorische Maßnahmen) im Sinne der EU-DSGVO verlangen unter anderem die Sicherstellung, dass nachträglich geprüft werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten eingegeben, verändert oder gelöscht worden sind.

Hier können die VM-Historien einen großen Beitrag leisten, denn sie bieten dem VM-Administrator die Möglichkeit, jegliche Neuanlage und / oder Änderung von beliebigen Datensätzen in VM zu protokollieren. Dabei wird neben dem Änderungszeitpunkt auch der Zustand vor der Änderung sowie der ändernde Anwender dokumentiert.

Aktivieren Sie die VM-Historien zunächst über den Bereich „VM Spezial“ -> Menü „Spezial“ -> Menüpunkt „VM Historien Einstellungen“.

Im Bereich Datei-Übersicht werden alle VM-Tabellen angezeigt, für die die VM-Historien aktiviert werden können. Nach Markierung von z. B. Tabelle 14 Personen können Sie anschließend im rechten Bereich alle Felder dieser Tabelle sehen und in der Spalte Historie durch Markieren mit einem „X“ die Felder auswählen, für die die Historienfunktion aktiviert werden sollen

EU-DSGVO Informationspflicht – Tipp „Adressherkunft“

Die DSGVO verpflichtet den Verarbeiter von Daten unter anderem dazu, den Betroffenen darüber aufzuklären, aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und ob diese Quelle gegebenenfalls öffentlich zugänglich ist, wenn die personenbezogenen Daten nicht direkt bei dem Betroffenen erhoben wurden.

Die Quelle, aus der die Adresse stammt, können Sie im VM-Feld Adressherkunft hinterlegen, welches sowohl bei Personen, als auch bei Kunden, Werbeagenturen und Firmen zur Verfügung steht.

Die verschiedenen Adressherkünfte können direkt aus der Auswahlliste heraus oder in den Namenstabellen bearbeitet und ergänzt werden. Diese finden Sie unter VM-A Stamm -> Sonstiges -> Namenstabellen Auswahl Tabellenart Adressherkunft.

TOM Zugangskontrolle – Tipp „Benutzerkennung mit Passwortregeln“

Die TOM (Technische und organisatorische Maßnahmen) im Sinne der EU-DSGVO verlangen unter anderem, dass nur Berechtigte auf Daten zugreifen können.

Ein Baustein hierzu können sichere Passwörter sein, mit denen sich die Anwender am System authentifizieren müssen.

Die am häufigsten verwendeten Passwörter dürften wohl Freund, Freundin, Hund, Katze, Pferd oder der eigene Name sein. Der Vorteil für die Anwender besteht darin, dass man sich das zwar leicht merken kann, aber sicher ist das ganz und gar nicht.

VM-Administratoren haben die Möglichkeit, derartige Sicherheitslücken zu schließen, indem sie bestimmte Regeln für den Aufbau der VM-Passworte hinterlegen. So können Sie die Mindestlänge der Passwörter definieren, die Verwendung von Sonderzeichen vorgeben und die Verwendung des Anwendernamens ausschließen. Die Begrenzung der Gültigkeit kann ebenso vorgegeben werden wie die Überprüfung der Passwörter beim Anmelden.

Diese Passwortregeln finden Sie in den Bereichen „VM-A Stamm“ oder „VM-L Stamm“ -> Menü „Sonstiges“ -> Datei „Zugriffsberechtigungen“ -> Menü „Funktionen“ -> Menüpunkt „Anmeldung + Passwort-Regeln“ -> Reiter „Passwortregeln“

VM-A Dispo & Marketing – Tipp „Bemerkungstext bei Online-Positionen“

Beim Druck von Online-Auftragsbestätigungen und Angeboten für Online-Positionen kann der Inhalt des Feldes Platzierungsdruck für den Ausdruck aus der Eingabemaske unterhalb der Disposition angedruckt werden, wenn im Druck-Vorlaufdialog die Option Platzierungstext bei OL unterhalb der Disposition angeben aktiviert wird.

VM-A Dispo – Tipp „Umsatzliste Inserent“

Über den Menübefehl Umsatzliste Inserent drucken Sie eine nach Kunden kumulierte Umsatzliste für die in der Auswahlliste markierten Buchungen. In der Vorlaufmaske können diverse Voreinstellungen vorgenommen werden, um das Ergebnis den Wünschen anzupassen.
Ganz unkompliziert erzeugen Sie hier z. B. eine Top-10-Liste, indem Sie die Liste einfach auf die 10 Kunden mit dem größten Nettoumsatz einschränken.

VM-A / VM-L Marketing – Tipp „Visitenkarten exportieren“

Lassen Sie sich in den Tabellen Personen, Kunden, Werbeagenturen, Firmen, Adresspool, Aboaufträge und Vertriebs-Einzelaufträge durch Klick auf das entsprechende Symbol die Visitenkarte des gewählten Geschäftspartners anzeigen.

Nach Klick auf den Button Visitenkarte exportieren können Sie eine *.vcf-Datei erzeugen und lokal auf die Festplatte speichern, um diese anschließend z. B. in ein E-Mail-Programm einzulesen.

Eine Funktion zum Import von Visitenkarten steht in der Tabelle Personen ebenfalls zur Verfügung.

AB VM2015SP2 hängen die Berechtigungen zum Ex- bzw. Import von Visitenkarten an den Zugriffsberechtigungen Importfunktion in den Ausgabelisten und Exportfunktion in den Ausgabelisten.

VM-A Dispo – Tipp „Zuschläge automatisch“

Nach Aktivierung der Spezialeinstellung #372 „Autozuschlagsfunktionalität aktivieren“ und Erfassung von entsprechend gekennzeichneten Zuschlägen in der Preisliste können bei der Auftragserfassung für jede Buchung automatisch Zuschläge generiert werden.

In den Preislisten steht die Spalte Autozu. Art zur Verfügung. Hier können die Typen Chiffre, Internet und Rahmen zugeordnet werden.

Bei der Auftragserfassung wird die Generierung der automatischen Zuschläge über die gleichlautenden Checkboxen in der Erfassungsmaske gesteuert. Die Auto-Zuschläge werden bei Einzelbuchungen, Sammelbuchungen und beim Zwischensichern nach Objektwechsel innerhalb einer Print-Kombination unterstützt.

Hinweis: Je Autozuschlagsart wird nur ein Eintrag pro Preisliste für die automatische Zuschlagsgenerierung unterstützt.

VM-L Dispo – Tipp „Eingabe merken“

Für die Erfassung mehrerer Vertriebseinzelaufträge mit ähnlichem Inhalt besteht die Möglichkeit, Musterdaten zu erfassen, die bei der Auftragserfassung als Vorgabewerte verwendet werden. Dazu muss zunächst ein Auftrag erfasst werden. In der Hauptmaske wird der Menüpunkt Eingabe merken zur Speicherung der Vorgabewerte aufgerufen. Beim nächsten zu erfassenden Auftrag werden die Vorgabewerte über die Funktion Eingabe einsetzen eingefügt.

Dies gilt für Einträge in den Feldern Bestelldatum, Bestellzeichen, Bestellgrund, Werbekennziffer, Zahlungsmodus, Lieferempfänger, Rechnungsempfänger und Artikelpositionen.

Die Vorgaben bleiben so lange gespeichert, bis Sie VM beenden und erneut starten.

VM-A Dispo – Tipp „Zuschläge nicht sonderrabattfähig“

Immer wieder wurde es von Anwendern gewünscht und nun ist es endlich da!

Bisher ließ sich für Zuschläge vom Typ „ZU“ zwar in der Preisliste bzw. im Preislistenposten steuern, ob die Positionen abschlussrabattfähig sind oder nicht. Sie waren jedoch immer sonderrabattfähig.

Ab VM2015SP1 kann je Zuschlagsposition nun auch bereits in der Preisliste vorbelegt werden, ob ein Zuschlag sonderrabattfähig sein soll oder nicht. Im Auftrag lässt sich das Flag für den Sonderrabatt selbstverständlich nachträglich noch editieren. Diese Möglichkeit bestand bislang nur für Zuschläge vom Typ „B“ oder „G“.

VM-A Dispo – Tipp „Logos beim Druck ausblenden“

Verwenden Sie für Auftragsbestätigungen oder Rechnungen kein vorgedrucktes Briefpapier, so können Sie in VM über den Formulartyp „Logo“ Logos und Fußzeilen erstellen, welche sich zum Ausdruck in Bestätigungs-, Rechnungs- und Abschluss-Rechnungstexte einbinden lassen.

Ist dies bei einem Ausdruck einmal nicht gewünscht, weil Sie das Dokument doch auf Original-Briefpapier ausdrucken möchten, können Sie die Ausgabe der Logos unterbinden, indem Sie in den Druckvorlaufmasken von Auftragsbestätigungen oder Rechnungen die Checkbox „Logos beim Druck ausblenden“ markieren.