Hinweise zu VM 2020 & ausgewählte Features
Allgemeines
Hinweise für technische Administratoren:
Wer für die technische Administration eines VMs zuständig ist, muss mit VM 2020 ein paar Dinge neu denken und gewohnte Regeln gegen neues Vorgehen tauschen. Wenn Sie ein VM 2020.1-Update wie gewohnt angehen, wird es nicht funktionieren!
Wenn Sie VM bereits kennen, sollten Sie zumindest folgende Themen in der Technischen Dokumentation beachten:
- Zahlenformat einer VM-Datendatei einrichten: Ist kein Zahlenformat konfiguriert oder die Systemkonfiguration nicht passend eingerichtet, wird der Start aller VM-Anwendungen (VM-Server, -Einzelplatz, -Client) mit einem entsprechenden Hinweis abgebrochen.
- Neuigkeiten und Änderungen in 4D v18 wie z.B. den Headless Mode und die veränderte Windows Dienst Konfiguration für den VM Server
- neue Systemanforderungen, unterstützte Betriebssysteme und die aktualisierte PDF XChange Version
- neue Option zur Aktualisierung eines VM-Datafiles
- Verwendung der VM 2020 Sonderversion zur Datenmigration von 4D Write Dokumenten
- Vorgehen zum Umstellen der Zahlenformate in Quick und Super Reports
- Anmerkungen zur notwendigen Anpassung der SFE-FiBu-Schnittstelle
VM 2020.0 – 4DWrite goes 4DWrite Pro
Die alte Textverarbeitung 4DWrite hat ausgedient.
Im Zuge der Umstellung auf das 64bit Format musste auch die Textverarbeitung im VM erneuert werden. 4DWritePro ist jetzt für die Unterstützung der Anwender bei der Erstellung von textlichen Inhalten im VM zuständig.
Diese Textverarbeitungskomponente findet sich an vielen Stellen in der VM-Anwendung wie beispielsweise in Briefen, Text-Kontaktberichten, Memos, Vertriebsbriefen, Serienbriefen und Bestätigungstexten.
Optisch sind zunächst keine großen Unterschiede offensichtlich und jede/r sollte sich intuitiv zurechtfinden, da die Anwendung sich wie eh und je an gewohnter Textverarbeitung orientiert.
VM 2020.1 – XRechnungen
Ab dem 27.11.2020 sind alle Dienstleister und Lieferanten verpflichtet, Rechnungen an Ämter und Behörden in Deutschland in digitaler und maschinenlesbarer Form zu übermitteln.
Ähnlich dem eBilling in Österreich bietet VM mit der Version 2020.1 die Möglichkeit, Rechnungen im XML-Format der XRechnung auszugeben.
Dieses Format ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, der von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT) entwickelt und bereitgestellt wurd.
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, d. h., die Inhalte einer Rechnung sind spezifiziert und können automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden.
VM 2020.0 – E-Mail-Steuerung
Im Zuge der x64-Umstellung und Implementierung von 4D Write Pro wurde weitläufig die E-Mail-Funktionalität in VM überarbeitet, da diese auf 4D Write basiert. Grundsätzlich konnte durch verbesserte Technologie ein stabileres und einheitlicheres Verhalten in diesem Funktionsbereich erzielt werden.
Da sich viel in der Verarbeitung „unter der Haube“ geändert hat, überprüfen Sie bitte alle Formulare und Vorlagen, die für ein HTML-E-Mailing relevant sind. Hilfreich ist hierbei eine Betrachtung auf verschiedenen Empfänger-E-Mail-Clients wie beispielsweise Outlook Client, Webclient oder auf einem Mac.
Wie auch für andere Versandprogramme gilt der Tipp: Je weniger komplex die Gestaltung, umso näher liegen die Ergebnisse beieinander!
Für den ePaper-Einzelversand von Briefen, Kontaktberichten, Memos, Angebote bis hin zu VM-A Auftragsbestätigungen und -Rechnungen gilt nun einheitlich, dass das Versandformat des Begleitschreibens über die in den E-Mail-Einstellungen des Anwenders als Standardformat hinterlegte Versandart gesteuert werden kann.
VM 2020.0 – Neuer PDF XChange-Druckertreiber
Ab VM 2020 muss ein PDF XChange Druckertreiber ab v8.0 (Build 333) oder höher eingesetzt werden. Die Druckertreiber früherer VM-Versionen bis einschließlich VM 2017.5 werden für den Einsatz mit VM 2020 nicht mehr unterstützt. Die zusatzkostenfreie PDF XChange OEM-Version ist wie gewohnt im Windows Installer von VM enthalten.
VM-A (Anzeigen) – Marketing
VM 2020.1 – VM Forecast Plus: Reloaded mit 4DView Pro
Auch der VM Forecast Plus war von der x64-Umstellung betroffen und war daher in der ersten VM2020-Version nicht enthalten. Nun ist er wieder da.
• Aufgeräumte Masken – einfachere Funktionalität – mehr Möglichkeiten! Mit dem neuen 4D View Pro werden einige Funktionen direkter und verbessert zur Verfügung gestellt sowie kleine Annehmlichkeiten ergänzt.
• Der Forecast-Datenbereich sieht aus wie Excel, fühlt sich an wie Excel und bietet wie Excel nun auch im Forecast zahlreiche Funktionen zum Aufbereiten und Darstellen von Daten. Bis hin zu bedingten Formatierungen für eine schicke Visualisierung von Abweichungen.
• Momentan ist zwar noch alles in Englisch, aber 4D hat die Lokalisierung bereits in Arbeit und für eine der nächsten Versionen angekündigt.
• Ein Forecast kann mit wenigen Klicks jederzeit im nativen Microsoft Excel-Format (xlsx) ausgegeben werden! Auch das Öffnen von xlsx-Dateien ist im Forecast möglich.
• Die Druckausgabe erfolgt direkt und ohne Umweg über einen integrierten PDF-Drucker als PDF-Dokument.
VM 2020.1 – myVM: Teleport zwischen Kontaktberichten und Hauptkontakt-Personen
Mit der Funktion Teleport hat der Anwender die Möglichkeit, eine Datensatz-Auswahl in einer anderen Tabelle darzustellen. Die Teleport-Funktion zwischen den Tabellen Kontaktberichten und Personen wurde in beide Richtungen die Optionsauswahl erweitert, nur die Personen, die Hauptkontakt eines Kontaktberichtes sind zu berücksichtigen oder wie bisher alle Personenverknüpfungen.
VM-A (Anzeigen) – Disposition
VM 2020.1 – Abweichender Zahlungsmodus bei Sonderkostenrechnungen
Für die Berechnung von Sonderkosten stehen 3 Optionen für den Zahlungsmodus zur Verfügung:
- Zahlungsmodus wie RE-Empfänger
- Zahlungsmodus wie angegeben
- Zahlungsmodus aus AB nehmen
VM 2020.0 – Superreports für den Auftragsbestätigungsdruck
Superreports sind bereits für den Druck von Aufträgen und Rechnungen im Bereich VM-L bekannt.
Da die Anforderungen an den Bestätigungsdruck auch im Bereich VM-A immer vielseitiger und vielschichtiger werden, wurde für alle VM-Kunden die Möglichkeit geschaffen, eigenen Formulare für den AB-Druck zu gestalten.
Die derzeitig integrierten fixen Bestätigungsformulare bleiben jedoch bestehen und können weiterhin ausschließlich oder alternativ genutzt werden.
Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie an Entwicklung, Programmierung und Implementierung Ihrer individuellen Bestätigungs-Reports interessiert sind.
VM 2020.0 – Abschlussbestätigungen per E-Mail
Die Funktion zum Mailen von Abschluss-/Konzernabschlussbestätigungen wurde überarbeitet. So ist dort nun ein Mailbutton vorhanden ist, der direkt in die Vorlaufmaske zum Mailen des Abschlusses führt. VM sendet nun pro Abschlussbestätigung eine Mail mit allen benötigten Inhalten.
VM 2020.0 – Auftragsbestätigungen und Rechnungen per Mail im HTML-Format möglich
Bisher konnten Auftragsbestätigungen, Einzelaufträge und Rechnungen nur mit einem Plain-Begleitschreiben verschickt werden, das heißt, ohne Bilder oder farbliche Hervorhebungen. Ab VM 2020 ist es möglich, auch Dokumente aus dem VM-A-Dispobereich als HTML-Begleitschreiben zu versenden. Das bedeutet, dass Formulare mit Firmenlogos oder Mailabbinder hinterlegt werden können, die dann wie vorgegeben versendet werden.
VM 2020.0 – Logos und Gestaltete Logos in der VM-A Dispo
Die „klassischen“ Logos durchlaufen beim Update auf VM 2020 eine interne Prüfung, es wurde jedoch festgestellt, dass nicht alle Bildformate in den Logos konvertiert werden. Es können somit ggf. nicht alle Logos ohne manuelle Nachbearbeitung in VM 2020 übernommen werden. Daher hat knk sich entschlossen, die klassischen Logos nicht weiter zu supporten und alle Kunden zu bitten, über kurz oder lang auf die Gestalteten Logos umzustellen. Das kann auch schon vor der Umstellung auf VM 2020 stattfinden, denn das Update der Gestalteten Logos ist gewährleistet.
Wird ein klassisches Logo-Formular in VM 2020 geöffnet, finden Sie daher dort den Hinweis: Logos werden zukünftig nicht mehr unterstützt. Bitte nutzen Sie die Gestalteten Logos. Gern hilft WitteConsult Ihnen bei der Neugestaltung der Logos in einem modernen und flexiblen Rahmen.
VM 2020.0 – myVM-Buchungstabelle
In der myVM-Ansicht der Buchungen wird versuchsweise eine mehrfache Auswahl von Spalten zugelassen. Normalerweise weist VM dies mit einer Fehlermeldung ab. In der Buchungstabelle ist es nun möglich, Spalten doppelt auszuwählen.
Achtung: Beim Löschen einer Spalte, die mehrfach vorhanden ist, wird immer die Spalte gelöscht, die am weitesten links in der Ansicht verankert wurde.
VM 2020.0 – Mahnungen sortieren
Mahnungen können beim Druck nach gewünschten Auswahlkriterien sortiert werden.
VM-L (Leser)
VM 2020.1 – Mehrwertsteuer für elektronische Dienstleistungen (gültig ab 01.01.2020)
Elektronische Dienstleistungen (nachfolgend eDL genannt) können in einem EU-Land seit dem Zeitpunkt 01.01.2020 statt zum vollen Umsatzsteuersatz zum reduzierten Umsatzsteuersatz besteuert werden.
Für Deutschland und Österreich ist dies seit dem oben genannten Zeitpunkt verbindlich.
Da es sich EU-seitig um eine Kann-Vorschrift handelt, können Handhabung und Zeitpunkt der Umstellung je EU-Land unterschiedlich festgelegt werden und daher differieren. Dies bedeutet, dass beispielsweise eine eDL für Deutschland mit reduziertem Satz und eine eDL für Ungarn zum vollen Satz zu berechnen ist.
Da für eDL der Steuersatz des Bestimmungslandes zugrunde gelegt werden muss, wurde dieser Bereich in VM erweitert.
Die Umstellung betrifft vor allem Geschäftspartner Privatpersonen, den Vertriebsbereich (VM-L), sowie Kunden/Firmen ohne UstID.
Da künftig möglicherweise zwei reduzierte Mehrwertsteuersätze auf einer Rechnung vorkommen können, wurden Felder ergänzt und Variablen für SuperReports erweitert. Auch für Schnittstellen wie eBilling Austria und eBilling BBG, FiBu Schnittstellen, GDPdU wurden Anpassungen vorgenommen.
Die Mehrwertsteuer für die Länder ist wie bisher im Stammbereich zu hinterlegen.
Bei den Preisen Vertrieb – im Stammbereich VM-L – muss das Häkchen bei „Elektronische Dienstleistung“ gesetzt werden. Auch diese Funktion gibt es bereits. Es ist das Kennzeichen, dass es sich um einen Preis für Elektronische Dienstleistungen handelt.
VM 2020.0 – Zahlungen einlesen: Erweiterung
Mit der Funktion „Zahlungen einlesen“ wird eine nun um zwei Felder erweiterte Eingabemaske aufgerufen:
- Kontoauszugsnummer: In dieses Feld kann händisch die Nummer eingegeben werden.
- Datum wie angegeben: In dieses Datumsfeld kann das gewünschte Datum eingegeben werden.
VM 2020.0 – Zahlungen einlesen: Erweiterung II
Über die Funktion „Zahlungen einlesen“ wird eine Eingabemaske aufgerufen, über die eine von der Bank angelieferte camt-Datei eingelesen werden kann.
In der camt-Datei wird u.a. der TAG „Ustrd“ übergeben. In diesem steckt die Rechnungsnummer und meist auch weitere Informationen, um den richtigen Zahler zuzuordnen, falls die Rechnungsnummer nicht eindeutig oder fehlerhaft ist.
Die Eingabeseite der Zahlungen wurde um das neue Feld „Original RmtInf-Ustrd“ erweitert, in welches der Inhalt aus dem TAG „Ustrd“ der camt-Datei geschrieben wird.
VM 2020.0 – Vertriebsdaten-Import: Erweiterung Personenübernahme
Mittels des Vertriebsdaten-Imports können Fremddaten in den VM-Leser importiert werden, welche anschließend automatisch Firmen, Personen, Abo-Aufträge und Vertriebs-Einzelaufträge generieren können.
Wurde im Vertriebsdaten-Import eine Person mit Abo zu einem bestehenden Kundendatensatz angelegt, so wurde nur das Abo, jedoch nicht die Person angelegt. Im angelegten Abo-Datensatz wurde die Person zwar angezeigt, den dazugehörigen Personendatensatz gab es allerdings nicht. Auch ein Hinzufügen eines neuen Ansprechpartners zu einem im VM bestehenden Adressdatensatz hatte noch Lücken.
Dieses Verhalten wurde mit VM 2020.0 korrigiert.