Features & Hinweise zu VM Verlags-Manager® 2023

Das All-in-One-System für Ihr Medienhaus

VM Verlags-Manager® 2023 ist ein integriertes Hochleistungssystem für zentrale Wertschöpfungsprozesse in modernen Medien-Unternehmen und somit die ideale Lösung für alle Belange in Anzeigenvermarktung und –disposition, Abonnementwesen, Einzelvertrieb und Eventmanagement.

VM Verlags-Manager® 2023.0 basierte auf 4D v19 R5 HF1, VM 2023.1 und VM2023.2 auf 4D v19 R7 HF1, während VM2023.3 mit 4D v19 R8 und VM2023.4 mit 4D v20.1 HF1 an den Start gehen. Alle sind vollumfänglich 64-bit-fähig sowie auf den neuesten Betriebssystemen der Windows- und Mac-Plattformen lauffähig. Damit werden alle Ansprüche erfüllt, die an ein zukunftsfähiges System gestellt werden können.

TOP-FEATURES in VM 2023

TOP! Crossmedia-Angebote: Output per SuperReport

Ab VM 2023.1 können Crossmedia-Angebote nicht mehr nur per Flexcel ausgegeben, sondern auch über SuperReport gedruckt werden. Damit wurde die Grundlage geschaffen, dass sich jegliche Output-Wünsche komplett individuell programmieren lassen.

Für Beratung, Entwicklung und Umsetzung Ihrer ganz persönlichen Vorstellungen setzen Sie sich am besten noch heute mit uns in Verbindung.

Mehr Info zu individuellen Crossmedia-Angeboten

TOP! VM-L: Aboaktionen – Feldnamen verlängert

Die Felder für die Anlage von Aboaktionen waren in bisherigen VM-Versionen auf 20 Zeichen begrenzt und wurden mit VM2023.0 auf 40 Zeichen erweitert.

Geändert wurden folgende Felder:

[Aboaktionen]Aboaktion
[Aboauftraege]Aboaktion
[Suche]Aboaktion
[Abouebernahmen]Aboaktion
[Zugangs_Statistiken]Aboaktion
[Abgangs_Statistiken]Aboaktion
[Kombi_Aboarten]Aboaktion

TOP! Zahlungsmodus Pro: mehrere Zahlungsmodi oder SEPA-Mandate zu einem Rechnungsempfänger

Sie benötigen für die Vermarktung eigener und verlagsfremder Titel standort- oder mandantenabhängige Standard-Zahlungsbedingungen oder SEPA-Mandate für einen Rechnungsempfänger? Dann heißt die Lösung ab VM2023 Zahlungsmodus Pro

Hinterlegen Sie beim Rechnungsempfänger neben dem bekannten VM-A-Standard-Zahlungsmodus in den Bank-Fibu-Infos einfach zusätzliche Zahlungsmodi über sogenannte Vermarkter – auch mit abweichendem SEPA-Mandat.

In der Auftragserfassung werden die Zahlverbindungen automatisch eingesetzt, sobald sie den entsprechenden Vermarkter auswählen.

TOP! VM Datei-Manager: Die digitale Dokumentenmappe im VM

Jede beliebige Datei kann mit jedem beliebigen Datensatz in VM verknüpft werden.
Die Dateiablage findet sicher und zentral auf dem VM-Server-System statt.
Es entstehen weder Aufwändungen für Konfiguration noch teure Infrastruktur.
Datei-Manager ist im heutigen Funktionsumfang für alle VM-Anwender in allen Lizenzstufen ohne Einschränkungen verfügbar.

Die ausführliche Beschreibung entnehmen Sie bitte der Neu-in-VM-Dokumentation auf den Seiten 4 bis 10.

Filter in myVM

Zur Erhöhung der Tabellen-Übersichtlichkeit wurde in den myVM-Ansichten „VM Navigator“ und „myVM“ eine QuickSearch-Filtermöglichkeit eingeführt.

Nach Eingabe einiger Buchstaben erhalten Sie eine Trefferliste, aus der die gewünschte Tabelle durch Anklicken ausgewählt werden kann. Mit jedem weiteren Buchstaben verringert sich die Ergebnisliste und beschleunigt das Auffinden einer Tabelle ungemein.

Mit einem Klick auf das X wird wieder der ursprüngliche Hierarchiebaum hergestellt.

TOP! Telefonie aus VM über Microsoft Teams

VM 2023.1 bietet erstmals die Möglichkeit, alle ausgehenden Telefonate aus VM über Microsoft Teams Telefon durchzuführen. Mit der nativen Microsoft Teams-Applikation geht das ab sofort unter macOS- und Windows-Betriebssystemen.

Bevor Microsoft Teams Telefon mit VM eingesetzt werden kann, sind folgende Systemvoraussetzungen zu prüfen:

Modullizenz VM Dialer muss verfügbar und für die Anwender freigeschaltet sein.
Spezialeinstellung 441 Telefonie – ausgehende Anrufe aktivieren muss aktiviert sein.
Microsoft Teams muss als native Applikation auf dem Rechner des VM Anwenders installiert sein (macOS oder Windows). VM Telefonie unterstützt Microsoft Teams Telefon im Browser nicht.
Ihre Microsoft Teams-Konfiguration muss Microsoft Teams Telefon unterstützen. Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten und Konditionen von Microsoft Teams Telefon unter https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/microsoft-teams-phone

TECHNISCHES

VM 2023 im 4D-Projektmodus – Neu im Windows-Installer

Ab Version 2023.0 wird VM im 4D-Projektmodus produziert. Ein Nebeneffekt dieser technischen Anpassung ist die Menge der in einer VM-Applikation enthaltenen Dateien.

Zum Vergleich die Verzeichnisinhalte einer vollständigen VM-Installation mit Einzelplatz, Client, Server und Dokumentation für Windows:

– VM 2021.4: ca. 2,5 GB mit rund 14.000 Dateien
– VM 2023.0: ca. 2,9 GB mit rund 92.000 Dateien

Dadurch verlaufen alle Dateioperationen wie Installieren oder Verzeichnisberechtigungen anpassen entsprechend länger. In den Systemanforderungen wird deshalb durchgängig auf SSD als Festplattensysteme hingewiesen. Um die Installation unter Windows-Betriebssystemen, die meist durch aktive Virenscanner zusätzliche Auslastung bei der Handhabe solcher Dateimengen erzeugen, zu vereinfachen, wurde im Windows-Installer ab VM 2023.0 die Option eingeführt, VM-Anwendungen unter der aktuellen Benutzeranmeldung zu installieren.

Nutzen? Bisher musste VM immer „als Admin“ installiert werden. Wurde der VM-Server anschließend für den Dienstbetrieb eingerichtet und für die Dienstanmeldung ein „Nicht-Admin-Konto“ eingesetzt, kam es insbesondere ab Windows Server 2016 oder neuer zu Berechtigungsproblemen.

Meldet man sich hingegen mit dem Windows-Konto an, unter dem der VM-Server-Dienst betrieben werden soll und wählt die neue Installationsvariante „als Anwender“, entfällt die Anpassung der Verzeichnisberechtigungen.

Auch neu ab VM 2023.0 ist die Option im Installer, den Windows-Dienst einzurichten. Dadurch entfällt der einmalige Start des VM Server „als Admin“, um den Windows-Dienst-Eintrag zu erzeugen. Wie bisher müssen nach Erzeugung des Diensteintrags die Details zu Startart und Anmeldung manuell ergänzt werden.

In der Technischen Dokumentation Neu im VM 2023.0 Windows-Installer finden Sie das gesamte Prozedere im Detail.

E-Mail: verbesserte Statusmeldungen

Bereits in VM 2020 und VM 2021 wurde begonnen, den technischen Unterbau der E-Mail-Funktionen des VM zu überarbeiten. Mit VM 2023.0 ist diese Umstellung für alle E-Mail Funktionen abgeschlossen. Als Seiteneffekt sind Fehler- und Statusmeldungen in vielen Bereichen jetzt informativer und eindeutiger formuliert, um technischen Betreuern bessere Hilfestellung bei der Fehleranalyse zu bieten.

Einführung eines Client-Loggings

Ab VM 2023.0 können die An- und Abmeldungen nativer VM-Clients am VM-Server optional protokolliert werden. Zugriffe über ODBC oder Web-Services werden derzeit nicht dokumentiert. Die Protokollierung wird auf Systemebene anhand der Kennungen des Betriebssystems dokumentiert. VM-Anwendernamen sind von der Protokollierung ausgeschlossen.

Hinweis: Bitte stimmen Sie den Einsatz dieser Funktion vor einer Aktivierung mit Ihren zuständigen Ansprechpartnern für Personal und Datenschutz ab.

Was gilt es bei einem Update von VM 2017 oder früher auf VM 2023.3 beachten?

Durch die Umstellung auf reine 64-bit Applikationen ist das Update für Nutzer des Verlags-Managers von Versionen VM 2017 oder früher etwas umfangreicher als gewohnt. Details sind in der Technischen Updatedokumentation „Update auf VM 2020“ beschrieben, die Bestandteil des Installationspaketes ist. Bei Fragen steht WitteConsult jederzeit beratend zur Seite.
Für Kunden, die den Verlags-Manager bereits in einer Version VM 2020 oder neuer nutzen, ist es aus technischer Sicht ein gewöhnliches VM-Update, wie Sie es bereits aus der Vergangenheit kennen.
Zur Nutzung des VM 2023.3 benötigen Sie 4D v19 Lizenzen. Bei Fragen zu Auswirkungen auf die monatlichen 4D-Update-Abonnement-Gebühren wenden Sie sich bitte direkt an den Hersteller.

Was gilt es für macOS-Anwender beim Update auf VM 2023 zu beachten?

VM 2023.4 ist offiziell für den Einsatz unter macOS 11 „Big Sur“, macOS 12 „Monterey“ und macOS 13 „Ventura“ (aktuelle Releases, Universal Binary für Intel oder Apple Silicon Prozessoren) freigegeben.
Apple macOS 14 „Sonoma“ ist noch nicht unterstützt, es wird aktuell vom Einsatz abgeraten

4D-Kompatibilitätseinstellung für optimale Darstellung unter Windows

Die neue 4D-Kompatibilitätseinstellung „Verwende DirectWrite zur Textdarstellung in Formularen“ steuert das Verfahren zur Darstellung der VM-Benutzeroberfläche unter Windows-Betriebssystemen.

Für Interessierte: DirectWrite statt GDI. VM-Server und Einzelplatz werden mit aktivierter Einstellung ausgeliefert, um bestmögliche Darstellungsergebnisse unter aktuellen Windows Betriebssystemen zu ermöglichen. VM-Clients übernehmen die Einstellung vom VM-Server.

Nur mit aktivierter Kompatibilitätseinstellung kann VM zum Beispiel auf hochauflösenden Bildschirmen eine optimale Darstellungsqualität erreichen. Wird die Einstellung deaktiviert, kann es zu Darstellungsfehlern in der Benutzeroberfläche oder bei Schriften kommen.

VM-A (Anzeigen) – Disposition

Vertreterzuordnungen: Duplizieren auf anderen oder neuen Vertreter

Vertreterzuordnungen können bereits seit langem von einem Objekt auf ein anderes dupliziert werden. Ab VM 2023.2 wurde die Funktion Duplizieren um die Möglichkeit erweitert, Zuordnungen von einem Vertreter auf einen anderen Vertreter zu übertragen und bei Bedarf gleich noch einen neuen Vertreter anzulegen.

PDF-Archiv für Crossmedia-Aufträge

Mit Hilfe der Funktion PDF-Archiv lassen sich diverse Dokumentarten wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Briefe, Kontaktberichte oder Vertriebsdokumente aus dem VM manuell oder automtisiert im Batch-Betrieb archivieren und in einem Zielverzeichnis ablegen.

Seit VM 2023.2 können auch von Crossmedia-Aufträgen PDF-Archiv-Dokumente erzeugt werden.

Crossmedia-Auftrag: Vorausrechnung

Das Vorausrechnungs-Kennzeichen für Crossmedia-Dispositionen musste bisher manuell in jeder Auftragsbestätigung aktiviert werden. Seit VM 2023.0 gibt es ein Vorauskasse-Flag direkt im CRM-Auftrag. Wird es dort aktiviert, nutzt VM bei der Rechnungserstellung aller nachfolgend erfassten Buchungen den Text für Vorausrechnungen und übersteuert die Einstellungen in den einzelnen Auftragsbestätigungen.

Auftragsbestätigungen / Einzelaufträge: Platzierungsübersicht direkt aufrubar

Während der Auftragserfassung werden oftmals Informationen zur Verfügbarkeit von Platzierungen benötigt, die über die Platzierungsübersicht schnell geliefert werden können. Daher wurde die Platzierungsübersicht in Auftragsbestätigungen und Einzelaufträgen unter Funktionen als Direktzugriff eingebunden.

Zusätzlich kann die Platzierungsübersicht in der AB/EA über den Shortcut Ctrl+P geöffnet werden.

E-Mail-Journaleinträge beim Einzelversand von Bestätigungen und Rechnungen

Ist das E-Mail-Journal in den Allgemeinen Einstellungen aktiviert, wird pro Mailversand ein Eintrag mit Datum und Versandadresse erzeugt, um nachvollziehen zu können, wann und an wen ein Dokument per Mail verschickt wurde.

Dazu befindet sich in jedem gemailten Datensatz im Funktionen-Menü ein Eintrag für die E-Mail-Journale. Zusätzlich werden die Journaleinträge in der Tabelle E-Mail-Journale im Bereich VM-A Stamm > Sonstiges gesammelt.

Ab VM 2023.3 werden Journaleinträge nicht nur beim Massen-, sondern auch beim Einzelversand von Rechnungen, Einzelaufträgen, Auftragsbestätigungen oder Crossmedia-Aufträgen erzeugt. Anhand des Bemerkungstextes lässt sich erkennen, auf welche Weise der Versand erfolgte.

HINWEIS: Beim Einzelversand ist es möglich, mehrere Mailadressen anzugeben, zusätzlich auch noch CC- und BCC-Adressen. Im E-Mail-Journal wird aus technischen Gründen grundsätzlich nur eine, nämlich die erste, Mailadresse angegeben.

AB, Einzel- & Crossmedia-Auftrag: Abweichende Rechnungsadresse bestätigen

Eine abweichende Adresse für die postalische Zustellung (Rechnung senden an) kann in den Schlusstexten über eine neue Variable, die unter „Bezüge“ zur Verfügung steht, bestätigt werden.

Crossmedia-Auftrag: Online-Buchungen – MEDIA-Abschluss zuordnen

Wenn aus einem Crossmedia-Auftrag Online-Schaltungen erzeugt werden, lassen sich diese einem Online- oder MEDIA-Abschluss zuweisen. Werden mehrere Schaltungen dem gleichen Abschluss zugeordnet, erzeugt VM nur noch einen Auftrag mit allen Dispositionen, sofern nicht gezielt mehrere Aufträge gewünscht sind.

Offene OBS-Meldungen: alle beteiligten Objekte

In Offenen OBS-Meldungen wurde bisher nur das erste der am Auftrag beteiligten Objekte angezeigt. Bei einem Auftrag mit mehreren Objekten blieben die meisten in der Übersicht verborgen.

Ab VM 2023.2 werden in der Spalte Objekt der Offenen OBS-Meldungen alle beteiligten, noch offenen Objekte des Auftrags angezeigt, egal ob Printobjekt, Kombi oder Online-Service.

mPOBS-Aufträge: Bestehendem Auftrag hinzufügen

Um die Erfassung von mPOBS-Aufträgen komfortabler zu machen, besteht ab VM 2023.2 die Möglichkeit, neue Aufträge mit bereits bestehenden Auftragsbestätigungen zu verknüpfen und darin als neue Disposition anzuhängen. Diese Funtkionalität gab es biser nur bei klassischen OBS-Aufträgen.

Crossmedia-Auftrag: Auftragsnummer auf Bestätigung

Die Crossmedia-Auftragsnummer ist ab sofort beim Bestätigungsdruck sichtbar – sowohl beim Gesamt- und Teilbestätigungsdruck als auch beim E-Mail-Versand.

VM-A (Anzeigen) – Marketing

Crossmedia-Angebote: Sonderkosten und Zuschläge mit Anzahl und als Tausdenderpreis

Ab VM2023.3 wird bei der Erstellung von Crossmedia-Angeboten das Flag „Preis per Tausend“ ausgelesen. Die Erfassung einer Anzahl und das Editieren des Einzelpreises sind möglich.

Selbstverständlich kann auch der Endpreis geändert werden, allerdings findet dann keine Rückberechnung in den Einzelpreis mehr statt.

Nach der Übernahme in einen Auftrag oder Crossmedia-Auftrag können die Parameter dort natürlich erneut editiert werden.

Das Eingabelayout für Sonderkosten und Zuschlägen in Crossmedia-Angeboten sieht nun wie oben aus.

Adressarten: Genderkonforme Anrede

Das Geschlecht ‚unbekannt‘ wurde durch ‚divers‘ ergänzt und heißt nun ‚divers/unbekannt‘. Die Adressmontage für dieses Geschlecht wurde angepasst. So werden jetzt in den Adressarten beim Geschlecht divers/unbekannt standardmäßig Vor- und Nachname gesetzt.

Damit lassen sich in den Adressarten genderkonforme Anreden für diverse Personen festlegen, wie beispielsweise „Guten Tag Deniz Mustermensch“. Erfasst man in einem Personen-Datensatz ‚?‘ als Geschlecht und hinterlegt die angepasste Adressart, wird der neue Standard gesetzt.

Forecast: Relatives Stichtagsdatum möglich

Der Forecast bietet die Möglichkeit, Auswertungen für einen fixen Stichtag zu erzeugen. Um einen Forecast regelmäßig über VM Reporter erstellen und verschicken zu können, bei dem der Stichtag automatisch aktualisiert wird, lässt sich der Stichtag ab VM 2023.2 als relatives Datum, wie zum Beispiel „Heute“ definieren.

Kommunikationsadressen: URL oder E-Mail per Klick öffnen

In der Tabelle Kommunikationen kann im Feld „Kom-Adresse“ eine E-Mail-Adresse oder eine URL eingetragen werden. Entsprechen E-Mail- und Web-Adressen dem Standard-Aufbau, kann VM sie als solche erkennen. Trifft das zu, wird der Text unterstrichen dargestellt.

Durch einen Doppelklick wird das im Betriebssystem hinterlegte Standard-Browsing- bzw. E-Mail-Programm gestartet und öffnet direkt die Website oder eine Mail.

Redaktionelle Erwähnungen: Duplizieren

Ab sofort lassen sich einzelne oder mehrere redaktionelle Erwähnungen duplizieren. Im Dialogfenster können Sie Zielobjekt und Ausgabe der kopierten Datensätze auswählen. Alle weiteren Informationen werden in die Duplikate übernommen.

4D Write-Fenster merken sich zusätzliche Einstellungen

4D Write-Fenster mit Toolbar wie zum Beispiel Briefe, Serienbriefe oder Kontaktberichte merken sich ab VM 2023.3 zusätzliche Einstellungen:

Aktivierung der Rechtschreibprüfung
Anzeige von unsichtbaren Zeichen
Anzeige des Lineals
Anzeige von Rahmen im Layout
Anzeige von Feld-Referenzen

Die zuletzt vorgenommene Einstellung wird pro VM Anwender global für alle 4D Write-Fenster mit Toolbar gespeichert: Beim Öffnen eines Dokumentes mit Toolbar werden die zuletzt vom Anwender getroffenen Einstellungen berücksichtigt, beim Schließen des Bereichs werden die aktuell vom Anwender vorgenommen Einstellungen gesichert.

VM-L (Leser)

Vertriebsrechnungen <-> Journal: Teleport, Ebene wechseln, Auswahl mitnehmen

Die Tabellen Vertriebsrechnungen und Journal wurden mit der Funktion Teleport bzw. Ebene wechseln verknüpft, so dass zwischen diesen Bereichen die Auswahl mitgenommen werden kann.

Kennzeichen für XRechnung

Die Hauptmasken der Aufträge im Bereich VM-L wurde um das Kennzeichen XRechnung erweitert. Es zeigt an, ob die Rechnungsadresse für die Erstellung einer XRechnung vorgesehen ist und ob die dazu gehörigen Informationen in den Kommunikationen des Rechnungsempfängers hinterlegt sind.

Sollte keine Rechnung gewünscht sein, kann das Flag deaktiviert werden.

Sind die hinterlegten Daten zur XRechnung unvollständig, kann der Haken nicht gesetzt werden. Ein Hinweis macht darauf aufmerksam, dass die benötigten Daten in den Kommunikationen fehlen.

Download I: Dokumentation „Neu in VM 2023.0“

Download II: Dokumentation „Neu in VM 2023.1“

Download III: Dokumentation „Neu in VM 2023.2“

Download IV: Dokumentation „Neu in VM 2023.3“

Download V: Dokumentation „Neu in VM 2023.4“

Download VI: Systemanforderungen VM 2023.4 mit 4D v20.1 HF1

- VM Verlags-Manager® 2023 interessiert mich sehr. Wie läuft so ein Update ab?