Allgemeines
Hinweise zum Update für technische Administratoren:
Wer für die technische Administration eines VMs zuständig ist, muss mit VM 2021 einige Dinge neu denken und gewohnte Regeln gegen neues Vorgehen tauschen, wenn Sie noch mit einer VM-Version arbeiten, die älter ist als VM 2020. Wenn Sie ein VM 2021-Update wie gewohnt angehen, wird es nicht funktionieren!
Kennen Sie VM bereits, sollten Sie zumindest folgende Themen in der Technischen Dokumentation beachten:
- Zahlenformat einer VM-Datendatei einrichten: Ist kein Zahlenformat konfiguriert oder die Systemkonfiguration nicht passend eingerichtet, wird der Start aller VM-Anwendungen (VM-Server, -Einzelplatz, -Client) mit einem entsprechenden Hinweis abgebrochen.
- Neuigkeiten und Änderungen in 4D v18 wie z.B. den Headless Mode und die veränderte Windows Dienst Konfiguration für den VM Server
- neue Systemanforderungen, unterstützte Betriebssysteme und die aktualisierte PDF XChange Version
- neue Option zur Aktualisierung eines VM-Datafiles
- Verwendung der VM 2020 Sonderversion zur Datenmigration von 4D Write Dokumenten
- Vorgehen zum Umstellen der Zahlenformate in Quick und Super Reports
- Anmerkungen zur notwendigen Anpassung der SFE-FiBu-Schnittstelle
VM 2021.2 – E-Mail-Konfigurationen von Anwendern ohne Passwortangabe nicht mehr unterstützt
Bis zu den VM 2020-Versionen war es möglich, für den Mailversand SMTP-Server einzutragen, die keine Passworteingabe erfordern. D. h., die VM E-Mail-Konfiguration enthält Angaben zu SMTP-Server und Benutzerkonto, das Passwort bleibt allerdings leer.
Ab VM 2020 werden neue technische Basiskomponenten eingesetzt, um zeitgemäße und zukünftige Sicherheitsanforderungen erfüllen zu können. Die neuen Komponenten unterstützen somit keine „Passwort-losen“ Konfigurationen mehr. Die Angabe eines gültigen Passworts für ein SMTP-Mailkonto ist zwingend erforderlich.
Die Fehlermeldung beim Fehlschlagen eines E-Mail-Versandes aufgrund eines fehlenden Passworts wurde optimiert, da die ursprüngliche Meldung irreführend auf eine falsche Empfängeradresse hinwies.
VM 2021.0 – Update PDF-XChange
Mit VM 2021.0 wird die aktuelle OEM-Version v8.0.343 des PDF-XChange Druckertreibers ausgeliefert, die Fehler bei der Nutzung der VM PDF-XChange Profile behebt. Wer Wasserzeichen oder individuelle Profilkonfigurationen nutzt, muss den Druckertreiber zwingend aktualisieren. Für Updates von VM 2017 oder früher ist das Treiberupdate obligatorisch, für Nutzer der bisherigen VM 2020 Treiberversion v8.0.333 wird eine Aktualisierung aufgrund diverser Fehlerbehebungen dringnd empfohlen.
Wer eine Vollversion des PDF-XChange Druckertreibers einsetzt, sollte auf v8.0.343 oder höher aktualisieren.
VM 2021.0 – TOP-FUNKTION: XRechnungen direkt aus Auftrag oder Buchung erstellen
Bisher musste man zuerst fakturieren, um Rechnungen anschließend aus der Rechnungsliste heraus als XRechnung zu identifizieren und zu erzeugen.
Mit VM 2021.0 ist es im VM-A möglich, eine XRechnung direkt beim Erstellen der Rechnungen – aus dem Auftrag oder aus den Buchungen heraus – zu identifizieren und zu erstellen.
VM erkennt somit bereits vor der Generierung, dass es sich um eine XRechnung handeln wird und erzeugt eine XML, die an dem in den Einstellungen hinterlegten Speicherort für XRechnungen abgelegt wird.
Voraussetzung ist, dass beim Fakturieren das Flag für den Rechnungsdruck aktiv ist. Im anschließenden Druckdialog kann der User bereits erkennen, dass sich XRechnungen in der Auswahl befinden:
Was gilt es für macOS-Anwender beim Update auf VM 2021 zu beachten?
- VM 2021.0 und VM 2021.1 sind unter macOS 10.13 „High Sierra“ nicht mehr lauffähig.
- VM 2021.1 ist offiziell für den Einsatz unter macOS 11.4 „Big Sur“ (Intel oder Apple Silicon mit Rosetta 2) freigegeben.
VM 2021.1 – Anwenderbezogenen Ausgabelisten wurden entfernt
Die Anwenderbezogenen Ausgabelisten im Standard-VM wurden entfernt, weil sie durch eine notwendige technische Umstellung des VM nicht mehr funktionieren werden. Gemeint sind die anwenderbezogenen Listen, die in den aufgeführten Tabellen vom Anwender bei Klick in der Ausgabeliste auf das VM Logo über den Eintrag „User definiere Listen“ aktiviert werden konnten.
Betroffen sind folgende Tabellen:
Kunden, Werbeagenturen, Firmen, Personen, Adresspool, Aufgaben, Matchcodes, Premiumadressen, Aufträge Einzelvertrieb, Aboaufträge, Vertriebsdatenimport
Als Alternative steht myVM zur Verfügung, in dem die Listendarstellung ganz nach Bedarf eingestellt werden kann.
VM-A (Anzeigen) – Disposition
VM 2021.0 – TOP-FUNKTION: Neue Abschlussart – MEDIA-Abschlüsse
Die Anforderungen an unterschiedliche Rabattierungsmöglichkeiten wachsen immer weiter. Viele Medienunternehmen sehen sich vor der Herausforderung, PRINT- und DIGITAL-Buchungen gemeinsam rabattieren zu müssen.
In VM-A kannte man bisher nur Abschlüsse für PRINT-Einzeltitel, Kombinationen, ONLINE-Aufträge sowie titelübergreifende PRINT-Abschlüsse.
Mit VM2021.0 werden daher die MEDIA-Abschlüsse eingeführt.
Bei MEDIA handelt es sich um einen Metabegriff, also eine Klammer, unter der sich Aufträge aller in VM verwendeten Medientypen über einen gemeinsamen Abschluss rabattieren lassen.
Da bei gemeinsamer Rabattierung von Print- und Digital-Aufträgen nur die Umsatzstaffel relevant ist, wurden die Ansichten im MEDIA-Abschluss auf Bestellt- und Bisher-Mengen für den Umsatz reduziert.
Bei der Anlage einer Auftragsbestätigung muss der Anwender das Print-Objekt, die Kombination, den Online-Service bzw. den Metabegriff ONLINE eintragen. Nach Bestätigung mit OK erstellt VM eine entsprechende Auftragsbestätigung und man kann wie gewohnt fortfahren.
Die Faktura findet weiterhin nach Buchungen oder Aufträgen getrennt statt. Abschlussabrechnungen werden automatisch nach Objekten aufgeteilt.
Selbstverständlich stehen MEDIA-Abschlüsse auch in Crossmedia-Aufträgen zur Verknüpfung bereit und selbst bei OBS oder mPobs lassen sie sich zuordnen. Auch Konzernabschlüsse lassen sich für den Metabegriff MEDIA anlegen und mit Tochterabschlüssen verknüpfen.
WICHTIG: Um die MEDIA-Abschlüsse nutzen zu können, muss die Spezialeinstellung #412 aktiviert werden.
VM 2021.2 – Sonderkostenarten: Steuernamen mit Variablen
AB VM2021.2 besteht die Möglichkeit, Steuernamen für Sonderkostenarten in der Tabelle Preisbegriffe mit den bereits aus den AdSpecials bekannten Variablen für die Menge und den Einzelpreis zu versehen.
Somit lassen sich nun auch Sonderkosten mit Menge und Einzelpreis auf Auftragsbestätigungen und Rechnungen vollständig in beliebig vielen Fremdsprachen einfach und unkompliziert ausweisen.
VM 2021.2 – Gestaltete Logos im Vermarkter
In den Stammdaten für Vermarkter lassen sich nun Gestaltete Logos für Auftragsbestätigungen und Rechnungen nutzen.
VM 2021.0 – Gestaltete Logos und die Abhängigkeit vom Betriebssystem
Die Gestalteten Logos konnten eine Sprach-Umstellung des Clients auf Deutsch bei einem englischen Betriebssystem nicht nachvollziehen und wurden damit unbrauchbar. Dieses Verhalten wurde korrigiert, so dass eine Sprach-Umstellung nun auch von den Gestalteten Logos erfolgreich gemeistert wird.
VM 2021.1 – mPobs-Schnittstelle: Optimierungen
- Kundennummer und Memofeld sind kopierbar
- Abschlusslaufzeit wird geprüft
- Meldung zu fehlendem Produkt ist abgestellt
- Dispokanalfenster grundsätzlich im Vordergrund
- Abschlussanlage für Online-Abschlüsse ohne Insertionsart
Ausführliche Details entnehmen Sie bitte der Update-Dokumentation.
VM 2021.0 – mPobs-Schnittstelle: Erweiterte Übergabemöglichkeiten
- Vertreterinformationen: Mit der XML können ab sofort Vertreterkürzel, -bereich, -gebiet und Provisionssatz übergeben werden.
- Gegengeschäftsflag und GG-Nummern lassen sich in der XML übergeben und werden in die Auftragsbestätigng übernommen.
- Produkt wird übernommen.
- Inaktive Objekte werden ausgefiltert.
- Per mPobs lassen sich Listenpreise, manuelle Preis und Festpreise übergeben.
VM 2021.0 – WICHTIG: Storno von Crossmedia-Rechnungen mit Objektpräfix
Beim Storno von Crossmedia-Rechnungen, deren Rechnungsnummern aufgrund der Einstellungen mit einem Objektpräfix versehen sind, ging das Präfix in der Stornorechnung verloren. Nun wird das Präfix auch in der Stornorechnung wieder vor die Rechnungsnummer gesetzt.
VM 2021.0 – Voreinstellung für Sammelrechnung Typ B: Übernahme in den Auftrag
Im Datensatz von Kunden oder Agenturen kann man im Infofenster Bankverbindung/Fibu-Infos vorgeben, ob Einzel- oder Sammelrechnungen erstellt werden sollen. Dabei gibt es auch eine Einstellung für die Sammelrechnung Typ B. Diese Voreinstellung wird nun bei Erfassung eines Einzelauftrages oder einer Auftragsbestätigung übernommen und muss somit nicht mehr manuell gesetzt werden.
VM 2021.0 – Funktion E-Mail Rechnungsversand berücksichtigt Gültigkeiten bei Kommunikationsadressen
Kommunikationsadressen, die an einem Kunden, einer Werbeagentur oder einer Person hängen, können mit Gültigkeits-Zeiträumen versehen werden. Diese werden nun beim Rechnungsversand per E-Mail berücksichtigt, so dass immer die jeweils aktuelle Mailadresse genutzt wird.
VM 2021.0 – Ansprechpartner bearbeiten aus Auftrag
Will man aus einer AB oder Einzelauftrag heraus einen Ansprechpartner bearbeiten, bleibt der Dialog für den Ansprechpartner nun im Vordergrund. Leider hatte er sich in der Vergangenheit in den Hintergrund geschoben und war nur noch schwer auffindbar.
VM 2021.0 – Mailen einer Einzelrechnung setzt Druck-Kennzeichen
Das Mailen einer Einzelrechnung über den Mailbutton im geöffneten Datensatz führt wieder dazu, dass sowohl das Mail-Icon als auch das Druckkennzeichen „D“ gesetzt werden, sofern die Rechnung zuvor den Status „-“ oder „“ hatte.
VM 2021.4 – mPOBS: Neukundenanlage mit automatischer Erzeugung der Bankverbindung
Wird mit einem Auftrag für einen Neukunden eine IBAN im Feld
VM-L (Leser)
VM 2021.0 – TOP-FUNKTION: Mahnungen per E-Mail
VM-L Mahnungen können ab sofort – ähnlich den Rechnungen – sowohl im Einzel-, als auch im Massenversand per E-Mail verschickt werden. Der Versand kann unter Auswahl verschiedener E-Mail-Adressen, Textbausteine oder vordefinierter Formulare als Plain- oder HTML-Text erfolgen.
Ausgewählte Mahnungen lassen sich in der Tabelle Vertriebsrechnungen mittels der neuen Funktion E-Mail Mahnungsversand – auch über unterschiedliche Mahnstufen hinweg – als PDF-Datei speichern und automatisch per E-Mail versenden.
Der Einsatz dieser Funktion setzt voraus, dass sowohl die PDFArchiv- als auch die E-Mail-Einstellungen in VM korrekt hinterlegt sind.
Beim Mahnungs-Versand kann optional ein PDF der Original-Rechnung angefügt werden. Für jede Mahnstufe lassen sich eigene Texte sowie eigene Formulare hinterlegen.
VM 2021.1 – Erweiterung PDF-Archiv: Kunden-Suchname (FA, PE) wird im Dateinamen abgespeichert
Mit dem Modul PDF-Archiv können Dokumente als PDF-Datei archiviert werden. Auf der Registerkarte Verzeichnisse & Namen werden u.a. Einstellungen zu Dateinamen vorgenommen. Hier gibt es die Möglichkeit, den Aufbaus des Dateinamens selbst zu definieren und die PDFs mit dem gewünschten Namen abzuspeichern. Aus einer Liste können verfügbare Namensvariablen ausgesucht werden.
Für VM-L können nun folgende Variablen für die Vergabe des Dateinamens zusätzlich verwendet werden:
• PersonenSuchname
• KundenSuchname
VM 2021.0 – WICHTIG: Mehrwertsteuer-Änderungen ab 01.07.2021 bei Fernverkäufen/Dienstleistungen im B2C-Geschäft
Ab 1. Juli 2021 gibt es erneut gesetzliche Änderungen bei der Umsatzsteuer und zwar bei grenzüberschreitenden B2C-Lieferungen sowie B2C-Dienstleistungen. Dabei handelt es sich um Geschäftsbeziehungen von Unternehmen zu Privatpersonen für Waren-Lieferungen sowie eine Erweiterung zur Berechnung der Mehrwertsteuer für elektronische Dienstleistungen.
Bisher wurde für eine bestellte Ware die Steuer des Landes berechnet, in dem der Händler ansässig ist. Das heißt, bestellte ein deutscher Kunde in Österreich einen Artikel, so wurde die österreichische MwSt. berechnet.
Die Änderung besagt, dass ab 01.07.21 die MwSt. des Landes berechnet werden soll, in dem der Empfänger lebt. Das heißt, bestellt ein deutscher Kunde eine Ware in Österreich, so wird dann die deutsche MwSt. (Empfängerland) berechnet.
Die Flags „elektronische Dienstleistung“ und „Erlösart Elektronische Dienstleistung“ wurden umbenannt und können nun zur Berechnung des Mehrwertsteuersatzes für das Empfängerland genutzt werden. Ist der Haken dort gesetzt, greift die Berechnung zur Mehrwertsteuer für das Empfängerland. Voraussetzung hierfür ist, dass die entsprechenden Mehrwertsteuersätze im Stammbereich „MwSt.-Sätze“ hinterlegt sind.
VM-A (Anzeigen) – Marketing
VM 2021.1 – VM Forecast Plus: wieder im VM Reporter Abo inklusive Ausgabe in Microsoft Excel erhältlich
Ab VM 2020 wurde der Forecast Plus mit der neuen Datenbankkomponente 4D View Pro komplett überarbeitet, umfangreich verbessert und bietet nicht nur ein ganz neues Zusammenspiel mit Microsoft Excel, sondern sieht selbst so aus und fühlt sich so an.
Ein Forecast kann gespeichert und fortlaufend überprüft werden. Aktualisieren Sie mit einem Klick die aktuellen Ist-Werte und beobachten Sie diese im Kontext zu den bisherigen Forecast-Werten.
Diese Überprüfung ist nun auch wieder automatisiert per VM Reporter Abo möglich! Die Funktion stand in den ersten Versionen der VM 2020 und VM 2021 noch nicht zur Verfügung, da eine wichtige technische Komponente fehlte, die nun vom Hersteller 4D nachgereicht wurde.
VM-Nutzer können in geeigneten Intervallen automatisch einen mit Ist-Zahlen aktualisierten Forecast per E-Mail erhalten.
Wie gewohnt per PDF oder ganz neu: alternativ nun auch als Excel-Datei!
VM 2021.0 – Kontaktberichte: Verknüpfte Unternehmen werden konsolidiert in einem Feld gesammelt
In einem Kontaktbericht können beliebig viele Unternehmen und Kontakte verknüpft werden. Für Listenansichten, Reports oder auch Exporte gibt es das Feld GPs Firma, in dem alle Unternehmen aufgeführt werden, die direkt oder indirekt über einen Kontakt mit einem Kontaktbericht verknüpft sind. Bisher wurde ein Unternehmen dabei mehrfach aufgeführt, wenn es mehrere verknüpfte Kontakte der Firma zu dem Kontaktbericht gibt.
Ab sofort wird ein Unternehmen in dem Feld für bessere Übersichtlichkeit nur einmalig aufgeführt.
VM2021.1 – Aktualisierung Vorname in Freieinweisungen und Präsente-Liste
Ändert sich der Vorname einer Person, wird diese Änderung nun sofort in das Feld Vorname in Freieinweisungen oder Präsenten zu dieser Person übernommen. In Freieinweisungen wird außerdem das Adressfeld mit dem geänderten Vornamen aktualisiert, sofern nicht die Option „Adressfeld frei be-schreibbar“ aktiviert ist.
VM2021.0 – Vergleiche aus Buchungen: Formulare bleiben bei Stammdatenänderung gültig
Bei der Erstellung von Buchungsvergleichen gibt es einige Sonderfunktionen, die sich auf individuelle Stammdaten des Systems beziehen.
Über die Funktionen Formular sichern und Formular laden können die Einstellungen für Buchungsvergleiche zur Wiederverwendung abgespeichert werden. Wurden zwischen Speichern und Laden eines Formulars Stammdaten der Sonderfunktionen verändert, stimmten die Ergebnisse gegebenenfalls nicht mehr, da bisher nur die Position der Auswahl, nicht aber die inhaltliche Auswahl gespeichert wurde.
Dies wurde nun so angepasst, dass eine inhaltliche Speicherung erfolgt. So können Formulare auch dann weiterverwendet werden, wenn Stammdaten angepasst wurden.
Hinweis: Aufgrund der technischen Umstellung können Formulare, die vor dieser Version erstellt wurden, nicht mehr geladen werden. Sie müssen einmalig neu erstellt und abgespeichert werden.
