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TOM Eingabekontrolle – Tipp „VM-Historien“

Die TOM (Technische und organisatorische Maßnahmen) im Sinne der EU-DSGVO verlangen unter anderem die Sicherstellung, dass nachträglich geprüft werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten eingegeben, verändert oder gelöscht worden sind.

Hier können die VM-Historien einen großen Beitrag leisten, denn sie bieten dem VM-Administrator die Möglichkeit, jegliche Neuanlage und / oder Änderung von beliebigen Datensätzen in VM zu protokollieren. Dabei wird neben dem Änderungszeitpunkt auch der Zustand vor der Änderung sowie der ändernde Anwender dokumentiert.

Aktivieren Sie die VM-Historien zunächst über den Bereich „VM Spezial“ -> Menü „Spezial“ -> Menüpunkt „VM Historien Einstellungen“.

Im Bereich Datei-Übersicht werden alle VM-Tabellen angezeigt, für die die VM-Historien aktiviert werden können. Nach Markierung von z. B. Tabelle 14 Personen können Sie anschließend im rechten Bereich alle Felder dieser Tabelle sehen und in der Spalte Historie durch Markieren mit einem „X“ die Felder auswählen, für die die Historienfunktion aktiviert werden sollen

TOM Zugangskontrolle – Tipp „Benutzerkennung mit Passwortregeln“

Die TOM (Technische und organisatorische Maßnahmen) im Sinne der EU-DSGVO verlangen unter anderem, dass nur Berechtigte auf Daten zugreifen können.

Ein Baustein hierzu können sichere Passwörter sein, mit denen sich die Anwender am System authentifizieren müssen.

Die am häufigsten verwendeten Passwörter dürften wohl Freund, Freundin, Hund, Katze, Pferd oder der eigene Name sein. Der Vorteil für die Anwender besteht darin, dass man sich das zwar leicht merken kann, aber sicher ist das ganz und gar nicht.

VM-Administratoren haben die Möglichkeit, derartige Sicherheitslücken zu schließen, indem sie bestimmte Regeln für den Aufbau der VM-Passworte hinterlegen. So können Sie die Mindestlänge der Passwörter definieren, die Verwendung von Sonderzeichen vorgeben und die Verwendung des Anwendernamens ausschließen. Die Begrenzung der Gültigkeit kann ebenso vorgegeben werden wie die Überprüfung der Passwörter beim Anmelden.

Diese Passwortregeln finden Sie in den Bereichen „VM-A Stamm“ oder „VM-L Stamm“ -> Menü „Sonstiges“ -> Datei „Zugriffsberechtigungen“ -> Menü „Funktionen“ -> Menüpunkt „Anmeldung + Passwort-Regeln“ -> Reiter „Passwortregeln“

VM-A / VM-L Marketing – Tipp „Visitenkarten exportieren“

Lassen Sie sich in den Tabellen Personen, Kunden, Werbeagenturen, Firmen, Adresspool, Aboaufträge und Vertriebs-Einzelaufträge durch Klick auf das entsprechende Symbol die Visitenkarte des gewählten Geschäftspartners anzeigen.

Nach Klick auf den Button Visitenkarte exportieren können Sie eine *.vcf-Datei erzeugen und lokal auf die Festplatte speichern, um diese anschließend z. B. in ein E-Mail-Programm einzulesen.

Eine Funktion zum Import von Visitenkarten steht in der Tabelle Personen ebenfalls zur Verfügung.

AB VM2015SP2 hängen die Berechtigungen zum Ex- bzw. Import von Visitenkarten an den Zugriffsberechtigungen Importfunktion in den Ausgabelisten und Exportfunktion in den Ausgabelisten.

VM-A Administration – Tipp „Bankleitzahl-Import“

Im Bereich VM-A Stamm finden Sie im Menü „Sonstiges“  die Tabelle „Banken“. Die Importfunktion im Funktionenmenü bietet im Reiter <Spezialimport…> die Möglichkeit, die Bankleitzahldatei von der Seite der Deutschen Bundesbank zu laden und in VM einzuspielen.

Bitte laden Sie für diesen Vorgang die .TXT Version der BLZ-Datei. Bevor die neuen Daten importiert werden, löscht VM automatisch die vorhandenen Datensätze.

Die BLZ-Dateien sind in der Regel 3 Monate gültig. Die Aktualisierung sollte regelmäßig vorgenommen werden, damit Sie korrekte und aktuelle SEPA-Mandate erstellen können.

VM Administration – Tipp „Merkmalfilter“

Seit VM2011 steht die Möglichkeit der Merkmalfilterung zur Verfügung. Ist ein Filter hinterlegt, so sieht der Anwender bei Zuweisung, Selektion, Druck und in den Infofenstern nur noch die Merkmale, die laut Filter für ihn definiert sind. Den Anwendern wird so eine größere Übersichtlichkeit bei der Handhabung von Merkmalen gemäß ihren Arbeitsbereichen geboten. Definition und Zuweisung von Merkmalfiltern stehen nur Anwendern mit Administrator-Rechten zur Verfügung. Falls Sie Hilfe bei der Einrichtung benötigen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

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