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VM-L Dispo – Tipp „Leistungsdatum in Einzelaufträgen“

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In der Auftragsmaske der Vertriebs-Einzelaufträge kann im Auftragskopf zusätzlich zum Bestell-Datum ein separates Datum für das Leistungsdatum gesetzt werden. Sobald es eingetragen ist, werden die Artikelbuchungen mit diesem Datum versehen. Bleibt es leer, wird in den Artikelzeilen das Tagesdatum gesetzt.

VM-A / VM-L Administration – Tipp „Mehrwertsteuer-Senkung“

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Zwischen dem 01.07.2020 und der 31.12.2020 wird die Mehrwertsteuer in Deutschland temporär gesenkt. Inzwischen wurde auch in Österreich eine temporäre Senkung des reduzierten Steuersatzes auf Medienprodukte beschlossen.

Die Mehrwertsteuersätze sind im VM in einer eigenen Tabelle angelegt, die Sie auf diesem Weg finden: VM-A „Stamm“ oder VM-L „Stamm“ -> Menü „Nummern“ -> Menüpunkt „MwSt.-Sätze“

Hier sind die bisher ohne Ablaufdatum eingegebenen Steuersätze mit dem Enddatum 30.06.20 zu versehen. Danach gilt es, für das zweite Halbjahr 2020 die abgesenkten Mehrwertsteuersätze einzutragen. Für die Zeit ab dem 1. Januar 2021 gelten dann wieder die „alten“ Steuersätze.

Darüber hinaus wären auch folgende Aspekte im Verlagsmanager zu berücksichtigen:

  • Steuerschlüssel: Manche Finanzbuchhaltungssysteme bedürfen eines Steuerschlüssels bzw. Steuerkennzeichens für die korrekte Zuordnung der jeweiligen Mehrwertsteuersätze. Thematisieren Sie das mit Ihren Ansprechpartnern in der Buchhaltung.
  • Preislisten: Klären Sie intern, ob bzw. wie die Mehrwertsteuer-Senkung vorhandene Bruttopreise betrifft, denn diese werden gerne im B2C-Geschäft des Vertriebsbereichs oder im Kleinanzeigenbereich eines Medienhauses eingesetzt.
  • Geschäftsvorfälle: Es könnte bei zeitraumbezogenen Geschäftsvorfällen sinnvoll sein, die Kampagnen, Berechnungszeiträume oder Aufträge nach den jeweiligen MwSt.-Perioden aufzuteilen.
  • FiBu-Schnittstelle: Eventuell sind Anpassungen an einer Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung (XML-SFE, 4D-Reports, SuperReports) notwendig.
  • Formulare: Gegebenenfalls sind Auftrags- und Rechnungsformulare im Hinblick auf die Steuersenkung zu überarbeiten.
  • Reporting: Kommen in individuell angefertigten oder vorbereiteten Berichten Steuersätze vor, gilt es zu überprüfen, ob der Steuersatz fest eingetragen wurde oder sich aus dem zeitlichen Kontext ergibt. Evtl. sind auch hier Anpassungen vorzunehmen.

Benötigen Sie zur Modellierung und Prüfung der notwendigen Änderungen ein Testsystem, so hilft WitteConsult Ihnen gerne bei der Erstellung einer entsprechenden Umgebung.

VM-L Dispo – Tipp „Eingabe merken“

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Für die Erfassung mehrerer Vertriebseinzelaufträge mit ähnlichem Inhalt besteht die Möglichkeit, Musterdaten zu erfassen, die bei der Auftragserfassung als Vorgabewerte verwendet werden. Dazu muss zunächst ein Auftrag erfasst werden. In der Hauptmaske wird der Menüpunkt Eingabe merken zur Speicherung der Vorgabewerte aufgerufen. Beim nächsten zu erfassenden Auftrag werden die Vorgabewerte über die Funktion Eingabe einsetzen eingefügt.

Dies gilt für Einträge in den Feldern Bestelldatum, Bestellzeichen, Bestellgrund, Werbekennziffer, Zahlungsmodus, Lieferempfänger, Rechnungsempfänger und Artikelpositionen.

Die Vorgaben bleiben so lange gespeichert, bis Sie VM beenden und erneut starten.

VM-L Dispo – Tipp „Vertriebsbriefe: Werbesperre“

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Bereits mit VM2012 hat das Werbesperre-Kennzeichen auch für Vertriebsbriefe Gültigkeit bekommen. Da nicht alle Aboauftrags- oder Vertriebs-Einzelauftrags-Briefe automatisch Mailings sind, erhielten die Formulare das Flag „Werbesperre berücksichtigen“. Hierüber wird gesteuert, welcher Vertriebsbrief als Mailing gilt.

Ist das Flag aktiviert, greift die ggf. bei den Adressdatensätzen hinterlegte Werbesperre und die Ansprechpartner eines Unternehmens werden beim Erstellen von Vertriebsbriefen automatisch ausgefiltert. Es wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben.

Ob der Rechnungs- oder der Lieferempfänger bei der Werbesperre berücksichtigt werden soll, ist abhängig von dem Flag „E-Mail-Adresse von Zahler verwenden“. Ist dieses gesetzt, wird der Zahler bei der Abfrage der Werbesperre verwendet. Hat dieser eine Werbesperre hinterlegt, darf er kein Mailing erhalten. Ist das Flag „E-Mail-Adresse von Zahler verwenden“ nicht gesetzt, wird der Lieferempfänger bei der Abfrage der Werbesperre aussgewertet.

VM-L Dispo – Tipp „Auftragserfassung aus Personen: Firmen- / Privatadresse“

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Erfassen Sie einen VML-Auftrag (Abo oder Einzelvertrieb) aus dem Infofenster einer Person, die an einem Unternehmen (Kunde, Werbeagentur, Firma) hängt, so wird die Matchcode-Auswahl-Maske angezeigt, wenn bei der Person zusätzlich eine Privatadresse eingetragen ist. So können Sie entscheiden, ob der Auftrag an die Firmen- oder Privatadresse ausgestellt werden soll. Wenn die Person keine Privatadresse hat, wird der Auftrag sofort mit der ausgefüllten Firmenadresse angezeigt.

VM-L Dispo – Tipp „Spalten auf Standard zurücksetzen“

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Nach einem Update auf eine neue VM-Version sind in den Vertriebs-Einzelaufträgen unter Umständen nicht alle hinzugefügten Spalten sofort zu verwenden, sondern noch unsichtbar. Bei Klick mit der rechten Maustaste auf die Überschriftenzeile der Positionen erscheint die Option „Spalten auf Standard zurücksetzen“. Nach Aufruf der Option werden die neue Spalten ganz rechts in der Auftragsmaske hinzugefügt. Sie können diese bei Bedarf per Drag-and-Drop weiter vorn positionieren.

VM-L Dispo – Tipp „Termine auswählen“

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Wenn man ab VM2014SP2 in der Aboverwaltung (z. B. bei der Neuanlage eines Abonnements, in der Suchmaske oder im Versandlauf) ein Terminfeld über Klick auf das Suchzeichen (@) anwählt, so wird in der Auswahlliste der Termine/Ausgaben der aktuellste Termin automatisch markiert und für die Übernahme in die Maske gekennzeichnet. Darüber hinaus werden nun auch die Versandtermine der bereits gelieferten Ausgaben angezeigt.

VM-L Dispo – Tipp „Dummy-Artikel“

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Wird bei einem Einzelvertriebs-Artikel die Checkbox „Dummy-Artikel“ aktiviert, so können bei der Auftragsbearbeitung sowohl die Artikelbezeichnung als auch der Artikelpreis individuell übersteuert werden.

VM-L Dispo – Tipp „Sammeländerung bei Aboaufträgen“

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Auch bei Aboaufträgen sind Sammeländerungen möglich. Wollen Sie beispielsweise bei einer beliebigen Menge von Aufträgen das gleiche Abo-Enddatum setzen, so selektieren Sie zunächst die betreffenden Aufträge. Wählen Sie dann aus dem Funktionen-Menü den Eintrag „Abodaten setzen“. Tragen Sie in der folgenden Maske die gewünschten Änderungen ein, markieren Sie die Änderungs-Option und bestätigen Sie anschließend mit OK Ihre Eingaben.