VM Dispo – Tipp „Crossmedia-Aufträge duplizieren“

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Ab VM2024.2 lassen sich Crossmedia-Aufträge duplizieren, so dass die Auftragserfassung noch effizienter vonstatten gehen kann. Im Vorlaufdialog besteht die Möglichkeit, zwischen den Optionen „Ohne Ausgaben“ oder „Mit allen Ausgaben“ zu wählen. Die Funktion hierbei ist identisch mit der aus Auftragsbestätigungen oder Einzelaufträgen bekannten Duplizierfunktion. Die Option „Ungeprüfte Ausgaben übertragen“ wird für Crossmedia-Aufträge nicht zur Verfügung gestellt.

myVM – Tipp „QuickSearch-Filter“

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Zur Erhöhung der Tabellen-Übersichtlichkeit wurde in den myVM-Ansichten „VM Navigator“ und „myVM“ eine QuickSearch-Filtermöglichkeit eingeführt.

Nach Eingabe einiger Buchstaben erhalten Sie eine Trefferliste, aus der die gewünschte Tabelle durch Anklicken ausgewählt werden kann. Mit jedem weiteren Buchstaben verringert sich die Ergebnisliste und beschleunigt das Auffinden einer Tabelle ungemein.

Mit einem Klick auf das Schließkreuz wird der ursprüngliche Hierarchiebaum wieder hergestellt.

In VM2024.1 wurde das Feld durch einen grünen Rahmen und das bekannte Lupen-Icon – in VM charakteristisch für eine Suchmöglichkeit – optisch noch auffälliger gestaltet.

VM Marketing – Tipp „Abteilungen: Adresse wie Firma“

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Mit der Datei Abteilungen bilden Sie die in manchen Unternehmen stark untergliederte Firmen- und Kommunikationsstruktur ganz einfach in Ihrer Adressverwaltung ab.

Abteilungen können in VM zusammen mit Ansprechpartnern innerhalb einer Firma verwendet werden. Sie gestatten es Ihnen somit, Ihre Korrespondenz ganz ohne Aufwand jederzeit an die exakte Anschrift zu senden.

Ist eine Abteilung unter einer eigenen postalischen Adresse zu erreichen, tragen Sie diese zusammen mit den Kommunikationsdaten wie Telefon usw. direkt in den Abteilungsdatensatz ein.

TIPP: Ist die Abteilungsadresse mit der Firmenadresse identisch, aktivieren Sie einfach die Checkbox Adresse wie Firma oben rechts. VM übernimmt die Adressdaten aus dem Firmendatensatz automatisch, ohne diese noch einmal manuell eintragen zu müssen.

Vorteil: Personen, die mit einer Abteilung verknüpft sind, adressieren Sie immer unter der korrekten Anschrift. Ändern Sie die Anschrift der Firma, werden z. B. auch Freieinweisungs-Datensätze per Matchcode-Änderung automatisch auf die neue Adresse umgestellt.

VM-L Dispo – Tipp „Leistungsdatum in Einzelaufträgen“

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In der Auftragsmaske der Vertriebs-Einzelaufträge kann im Auftragskopf zusätzlich zum Bestell-Datum ein separates Datum für das Leistungsdatum gesetzt werden. Sobald es eingetragen ist, werden die Artikelbuchungen mit diesem Datum versehen. Bleibt es leer, wird in den Artikelzeilen das Tagesdatum gesetzt.

VM-A Dispo – Tipp „Crossmedia: Anzahl Schaltungen“

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In Crossmedia-Aufträgen kann die Schaltungs-Anzahl, die in einer Ausgabe für das gewählte Format angeboten werden soll, vorgegeben werden.

Klicken Sie in der Maske Schaltungen hinzufügen in der Spalte Anz(ahl) auf den Wert, der standardmäßig mit 1 vorbelegt ist. Es öffnet sich eine weitere Maske, in der Sie die Anzahl anpassen können. Bestätigen Sie mit OK.

Nach Markieren in der Spalte Neu, werden für diese Ausgabe so viele Zeilen im Bereich Neue Schaltungen angelegt, wie Sie als Anzahl eingetragen haben.

VM-A Dispo – Tipp „Crossmedia: Rabatte ändern“

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In Crossmedia-Aufträgen können Positionsrabatte über alle Dispositionen des Auftrages hinweg angepasst werden. Ändert man in der Dispokanal-Maske des Crossmedia-Auftrages den Sonderrabatt oder einen der Kundenrabatte, so folgt eine Abfrage, in welcher Weise der Rabatt für noch nicht fakturierte Buchungen angepasst werden soll – ähnlich, wie es aus den Auftragsbestätigungen bekannt ist:

  • Gilt nur für Neuanlagen
  • Alle Ausgaben mit neuem Rabatt versehen
  • Gilt nur für Ausgaben OHNE Rabatt
  • Gilt nur für Ausgaben MIT Rabatt

Je nach Auswahl der Möglichkeiten werden alle oder bestimmte – unberechnete – Positionen des Crossmedia-Auftrages mit dem neuen Rabatt versehen, sofern sie sonderrabatt- bzw. kundenrabattfähig sind. Mit der ersten Option werden keine Änderungen an bereits erfassten Buchungen vorgenommen. Der neue Rabatt wird erst für die Positionen verwendet, die ab jetzt neu in den Auftrag hinzugefügt werden.

VM-A / VM-L Administration – Tipp „Umsatzsteuer-Plausibilitätsprüfung“

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Wird in den Fibu-Infos von Kunden, Werbeagenturen, Firmen, MX-Adressen oder Personen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugeordnet, kann VM prüfen, ob die Eingabe plausibel ist und ob der Aufbau der USt-ID den Kriterien der EU-Mitgliedsstaaten entspricht.

Damit das funktioniert, müssen in der Tabelle Länder bei den EU-Ländern die zweistelligen (!) ISO-Ländercodes hinterlegt sein, da diese ein Grundbestandteil der Plausibilitätsprüfung sind. Darüber hinaus ist auch das korrekt gesetzte Kennzeichen EU-Ausland nötig.

Entspricht die Eingabe nicht den Vorgaben, so gibt VM eine Fehlermeldung aus.

Eine PDF-Datei des Bundeszentralamtes für Steuern, in dem der korrekte Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aller EU-Mitgliedsstaaten erläutert wird, finden Sie unter dem folgenden Download-Link.

VM-A Disposition – Tipp „Nettobestätigungen OHNE Mehrwertsteuer“

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In Auftragsbestätigungen können unter Umständen Ausgaben aus unterschiedlichen Mehrwertsteuer-Gültigkeitszeiträumen enthalten sein. Bei aktivierter Spezialeinstellung #149 oder #195 richtet sich die Mehrwertsteuer-Angabe auf der Bestätigung nach der Buchung mit dem frühesten Ausgabedatum – auch dann, wenn Sie z. B. für eine Teilbestätigung nur eine bestimmte Position auswählen.

Aus diesem Grund empfehlen wir – zumindest vorübergehend – die Angabe eines konkreten Mehrwertsteuer-Satzes oder -Betrages zu unterdrücken. Erstellen Sie stattdessen Netto-Bestätigungen. Dies erreichen Sie, indem Sie die Spezialeinstellungen #149 [Mehrwertsteuer-Betrag auf Bestätigung angeben] und #195 [MwSt.-Prozent angeben (wenn kein MwSt.-Betrag)] DEAKTIVEREN.

Darüber hinaus empfehlen wir, den Schlusstext mit einem Passus à la „Die Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer“ oder ähnlich zu beginnen.

VM-A Disposition – Tipp „Mehrwertsteuer-Splitt Abschlussabrechnungen“

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Die Mehrwertsteuersätze für Abschlussabrechnungen richten sich nach den ihnen zugrunde liegenden Rechnungen. Das bedeutet, dass Abschluss-Gutschriften und -Nachbelastungen ggf. gesplittet werden müssen, wenn der Abschluss Rechnungen aus unterschiedlichen Mehrwertsteuer-Gültigkeitszeiträumen enthält.

Bitte beachten Sie, dass die Spezialeinstellung #298 (Aktuelle MwSt. bei Abschlussabrechnungen einsetzen) DEAKTIVIERT sein muss, damit VM je Mehrwertsteuersatz eine Abschlussrechnung erzeugt.

Wäre die Spezialeinstellung #298 eingeschaltet, würde die Abschlussrechnung nicht gesplittet und VM erzeugte nur eine Abschlussrechnung mit dem aktuellen Mehrwertsteuersatz.

VM-A / VM-L Administration – Tipp „Mehrwertsteuer-Senkung“

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Zwischen dem 01.07.2020 und der 31.12.2020 wird die Mehrwertsteuer in Deutschland temporär gesenkt. Inzwischen wurde auch in Österreich eine temporäre Senkung des reduzierten Steuersatzes auf Medienprodukte beschlossen.

Die Mehrwertsteuersätze sind im VM in einer eigenen Tabelle angelegt, die Sie auf diesem Weg finden: VM-A „Stamm“ oder VM-L „Stamm“ -> Menü „Nummern“ -> Menüpunkt „MwSt.-Sätze“

Hier sind die bisher ohne Ablaufdatum eingegebenen Steuersätze mit dem Enddatum 30.06.20 zu versehen. Danach gilt es, für das zweite Halbjahr 2020 die abgesenkten Mehrwertsteuersätze einzutragen. Für die Zeit ab dem 1. Januar 2021 gelten dann wieder die „alten“ Steuersätze.

Darüber hinaus wären auch folgende Aspekte im Verlagsmanager zu berücksichtigen:

  • Steuerschlüssel: Manche Finanzbuchhaltungssysteme bedürfen eines Steuerschlüssels bzw. Steuerkennzeichens für die korrekte Zuordnung der jeweiligen Mehrwertsteuersätze. Thematisieren Sie das mit Ihren Ansprechpartnern in der Buchhaltung.
  • Preislisten: Klären Sie intern, ob bzw. wie die Mehrwertsteuer-Senkung vorhandene Bruttopreise betrifft, denn diese werden gerne im B2C-Geschäft des Vertriebsbereichs oder im Kleinanzeigenbereich eines Medienhauses eingesetzt.
  • Geschäftsvorfälle: Es könnte bei zeitraumbezogenen Geschäftsvorfällen sinnvoll sein, die Kampagnen, Berechnungszeiträume oder Aufträge nach den jeweiligen MwSt.-Perioden aufzuteilen.
  • FiBu-Schnittstelle: Eventuell sind Anpassungen an einer Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung (XML-SFE, 4D-Reports, SuperReports) notwendig.
  • Formulare: Gegebenenfalls sind Auftrags- und Rechnungsformulare im Hinblick auf die Steuersenkung zu überarbeiten.
  • Reporting: Kommen in individuell angefertigten oder vorbereiteten Berichten Steuersätze vor, gilt es zu überprüfen, ob der Steuersatz fest eingetragen wurde oder sich aus dem zeitlichen Kontext ergibt. Evtl. sind auch hier Anpassungen vorzunehmen.

Benötigen Sie zur Modellierung und Prüfung der notwendigen Änderungen ein Testsystem, so hilft WitteConsult Ihnen gerne bei der Erstellung einer entsprechenden Umgebung.